ANNUAIRE EN LIGNE
Questions les plus fréquentes

Problème d'accès

Le navigateur que j'utilise refuse ma signature (cookie de session rejeté). Que faire ?
Je suis le/la secrétaire employé(e) par le club et non secrétaire rotarien(ne) du club. Comment faire des mises à jour ?
Quels sont mes numéros RI de membre, de club et de district ?
Comment puis-je changer mon mot de passe ?
J'ai oublié mon identifiant ou mon mot de passe. Comment le retrouver ?
J'ai fourni les informations demandées mais n'ai pas reçu de mot de passe. Pourquoi ?

Mise à jour des données du club par le Secrétaire de Club

Où dois-je saisir la composition du comité du club ?
Certains membres actifs ont été radiés alors qu'ils font toujours partie de notre club. Pourquoi ?
Où se trouvent les applications concernant la mise à jour des données du club ?
J'ai entré le même membre deux fois. Que dois-je faire ?
Corrections Majuscules/Minuscules non prises en compte. Pourquoi ?
Votre Club a changé de nom ?
Où saisir les PHF ( saphir, rubis, diamant) ?
Comment "passer" un membre actif en membre d'honneur ?
Comment "passer" un membre d'honneur en membre actif ?
Comment abonner une veuve de rotarien (non rotarienne) ?
Comment fonctionne la validation du Bon à Tirer ?
Comment ajouter un nouveau membre ?
Quelles sont les options qui me sont offertes par " l'annuaire en ligne " ?

Où dois-je saisir la composition du comité du club ?
Dans le paragraphe 7 de la fiche d'identification du club.

Certains membres actifs ont été radiés alors qu'ils font toujours partie de notre club. Pourquoi ?
Il est possible qu'ils aient été radiés car le club n'était pas à jour dans le règlement des factures de l'Association LE ROTARIEN, ou parce qu'ils n'étaient pas abonnés à notre revue. Créez une nouvelle fiche d'identification de membre (il n'est pas possible de " réactiver " un membre radié) et prévenez immédiatement LE ROTARIEN en envoyant un mail à : lucie.martins@le-rotarien.asso.fr pour que le traitement de facturation soit surveillé (risque d'une 2ème facture d'abonnement pour l'année rotarienne en cours).

Où se trouvent les applications concernant la mise à jour des données du club ?
Ces applications s'affichent uniquement si vous êtes enregistré(e) dans notre base de données comme Secrétaire du club. Si vous êtes secrétaire et ne connaissez pas vos codes d'accès pour la mise à jour en ligne, envoyez un mail à l'Association en cliquant sur : "Vous êtes Secrétaire : Demandez votre identifiant et votre mot de passe (consultation ET saisie en ligne)".

J'ai entré le même membre deux fois. Que dois-je faire ?
Si cela se produit, tapez le mot "Doublon" devant le nom de famille et radiez le membre de trop. Attention : une facture pour l'abonnement à la revue est envoyée le lendemain de la création d'un membre. Il faut donc impérativement radier le membre créé par erreur avant de clore la session. N'hésitez pas à adresser un mail à lucie.martins@le-rotarien.asso.fr pour prévenir d'une fausse manipulation et d'une éventuelle facture à annuler si elle correspondait à un membre déjà abonné.

Corrections Majuscules/Minuscules non prises en compte. Pourquoi ?
Il est inutile de corriger les majuscules / minuscules. En effet, elles feront l'objet d'un traitement automatique lors de l'export du fichier vers l'imprimeur. Les corrections manuelles ne seront pas forcément validées.

Votre Club a changé de nom ?
Le nom d'un club ne peut pas être changé par Internet. Vous devez fournir au ROTARIEN une copie de l'accord du Rotary International pour que votre demande de changement de nom soit prise en compte.

Où saisir les PHF ( saphir, rubis, diamant) ?
Désormais les PHF doivent être saisis dans les fiches d'identification des membres actifs et non plus dans la fiche club. Il n'y a donc plus d'indication de PHF radiés, décédés ou non rotariens.

Comment "passer" un membre actif en membre d'honneur ?
Allez modifier la fiche du membre en cochant la case "membre d'honneur". Attention : si vous ne souhaitez pas que le membre d'honneur continue à recevoir la revue (obligatoire uniquement pour les membres actifs), il faut déchocher "abonnement".

Comment "passer" un membre d'honneur en membre actif ?
Allez modifier la fiche du membre en cochant la case "membre actif" et complétez toute la fiche. Une facture pour l'abonnement sera envoyée au siège du club dès le lendemain (sauf si le membre d'honneur était déjà abonné).

Comment abonner une veuve de rotarien (non rotarienne) ?
L'annuaire en ligne ne prend en compte que les membres actifs ou membres d'honneur. Pour abonner une veuve de rotarien, il faut nous préciser par mail, courrier ou fax, le nom et prénom de la veuve de rotarien, de qui elle est veuve, le nom du club (tiers payeur). L'abonnement annuel d'une veuve de rotarien est au même tarif que celui des rotariens (27 euros TTC).

Comment fonctionne la validation du Bon à Tirer ?
La validation du BAT ne peut se faire qu'une seule fois. Par contre, vous pouvez tout à fait cliquer sur 'BAT' et modifier, créer ou radier des membres. Vous validez les fiches de membres au fur et à mesure. Par contre, vous cliquez sur 'ne pas valider le bon à tirer maintenant' pour pouvoir accéder quelques jours plus tard à nouveau au bon à tirer. Et ainsi de suite, jusqu'à ce que le BAT soit conforme à ce que vous en attendez. Ce n'est donc qu'après que vous choisirez de cliquer sur 'validation du bon à tirer'. Si vous validez le BAT un peu trop tôt (qu'il vous reste des corrections à apporter), il vous restera encore la possibilité de faire des saisies traditionnelles jusqu'au 15 avril minuit. Elles seront prises en compte pour l'annuaire. En effet, le module 'BAT' disparaîtra dès que vous l'aurez validé, mais le module traditionnel le remplacera et affichera à sa place 'mise à jour des données du club' et 'mise à jour des données des membres du club'. L'intérêt pour nous que vous ne validiez le BAT que lorsqu'il est conforme à votre souhait, c'est que dès le lendemain de votre validation, notre système informatique imprime automatiquement le BAT validé par vos soins. Ainsi nous gardons une trace écrite du BAT (comme nous l'aurions eu si vous aviez opté pour le retour par courrier). Par contre, si vous validez le BAT et modifiez ultérieurement des informations, celles-ci ne seront pas imprimées car notre système n'imprime pas d'autre BAT après sa validation. Quoiqu'il en soit l'essentiel est préservé : toutes les saisies en lignes seront prises en compte jusqu'au 15 avril minuit !

Comment ajouter un nouveau membre ?
Après avoir accédé au site, en dehors de la période de validation du Bon à Tirer pour l'Annuaire, cliquez sur "Mettre à jour les données des Membres du club", puis sur "Ajouter un membre". Vous aurez besoin de connaître les informations suivantes pour ajouter un membre : nom, prénom, adresse domicile complète (routage de la revue), catégorie de membre (actif ou d'honneur).

Quelles sont les options qui me sont offertes par " l'annuaire en ligne " ?
Tout rotarien inscrit dans notre base de données peut accéder à la consultation de l'annuaire en ligne : recherches par District, par Ville et par Nom de Club. Les secrétaires en exercice ont en accès à la mise à jour en ligne.

Le navigateur que j'utilise refuse ma signature (cookie de session rejeté). Que faire ?
Le niveau de sécurité sur votre navigateur est trop haut. Si vous utilisez INTERNET EXPLORER, vous pouvez diminuer votre niveau de sécurité en allant dans le menu : OUTILS / OPTIONS INTERNET puis dans ONGLET CONFIDENTIALITE. Descendez le curseur jusqu'au niveau 'Moyennement Haute'. Si vous n'avez pas de curseur, cliquez sur 'Avancée'. Vous devez impérativement avoir cliqué sur 'Toujours autoriser les cookies de la session'.

Quels sont mes numéros RI de membre, de club et de district ?
Si vous ne connaissez pas vos numéros de district, de club et de membre, contactez le Président, le Secrétaire ou le Trésorier de votre club. Ceux-ci les trouveront sur le rapport semestriel SAR que le Rotary International leur envoie (pour le paiement de la taxe per capita notamment).

Je suis le/la secrétaire employé(e) par le club et non secrétaire rotarien(ne) du club. Comment faire des mises à jour ?
Actuellement, la mise à jour des données est réservée aux Secrétaires de club. Demandez au Secrétaire la permission d'accéder sous nom sous à l'annuaire en ligne. Il vous fournira son identifiant et son mot de passe (envoyés par LE ROTARIEN en début d'année rotarienne et valable jusqu'au 30 juin).

Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Une fois sur le portail, vous trouverez un lien "Changer de mot de passe" à droite de l'écran. Cliquez sur ce lien pour modifier votre mot de passe ou votre identifiant (les secrétaires ayant des codes d'accès spéciaux pour la mise à jour, ceux-ci ne sont pas modifiables).

J'ai oublié mon identifiant ou mon mot de passe. Comment le retrouver ?
Vous devez vous inscrire à nouveau en cliquant sur "demandez votre identifiant et votre mot de passe" pour les obtenir par mail. Il faudra alors indiquer vos numéros R.I. de district, club et membre.

J'ai fourni les informations demandées mais n'ai pas reçu de mot de passe. Pourquoi ?
Pour obtenir vos codes d'accès, il faut que votre club nous ait préalablement communiqué les informations suivantes, sur votre fiche de membre : - votre adresse e.mail, - n° R.I. Membre. Les n° R.I. (district, club et membres) sont indiqués sur le rapport semestriel SAR qui sert à payer la Taxe Per Capita. Veuillez contacter votre Secrétaire de Club pour qu'il mette à jour ces données auprès du 'Rotarien'.

Si vous n'avez pas obtenu une réponse à votre question, envoyer un courriel à lucie.martins@le-rotarien.asso.fr